Alle Jahre wieder kommt die besinnliche Weihnachtszeit und mit ihr die Gelegenheit, das Jahr gemeinsam mit Kollegen und Mitarbeitern ausklingen zu lassen. Eine Weihnachtsfeier für das Unternehmen durchzuführen, ist eine wunderbare Möglichkeit, Dankbarkeit zu zeigen, Erfolge zu feiern und die Gemeinschaft zu stärken. Dabei muss es nicht die klassische Feier mit Essen, Trinken und Musik sein. In kleineren, aber größeren Unternehmen bietet es sich an, die Feier zu einem aktiven Teamevent zu machen. Warum nicht einfach einen besonderen Kochkurs oder ein Tasting anbieten oder sogar eine Schlittschuhhalle mieten? Das ist nicht nur etwas Besonderes, sondern stärkt gleichzeitig auch noch das Team. Damit alles glatt läuft, gilt es jedoch frühzeitig mit der Planung zu beginnen, um alle Details zu bedenken und bei Problemen noch genügend Spielraum für Änderungen zu haben.
Das Wichtigste an einer gelungenen Feier ist nicht die Feier selbst. Allem voraus geht eine durchdachte Planung, damit der Eventtag selbst so glatt und entspannt wie möglich verläuft. Zudem lässt sie bei Zwischenfällen mehr Raum zum Handeln und man ist auf viele Eventualitäten vorbereitet.
Schauen Sie zunächst, wen Sie mit der anspruchsvollen Aufgabe beauftragen oder ob Sie die Planung selbst übernehmen. Getreu dem Motto: “Viele Köche verderben den Brei”, sollte nur eine Person die Koordination übernehmen und sich gegebenenfalls ein Team für die Planung und Umsetzung zusammenstellen. Denn allein übersieht man schnell wichtige Details, die im Team auffallen würden. Am Besten erstellt der Planungsverantwortliche nach dem ersten Teammeeting eine Checkliste mit allen Aufgaben.
Überlegen Sie sich, wen Sie zur Weihnachtsfeier einladen wollen. Neben den Angestellten können Sie auch deren Familien einladen. Auch bietet eine Weihnachtsfeier die Möglichkeit, die Bindung zu wichtigen Geschäftspartnern zu stärken und zeigt damit Wertschätzung für die Zusammenarbeit.
In großen Unternehmen bietet es sich auch an, dass jede Abteilung eine eigene Weihnachtsfeier plant. So bleibt es übersichtlich und ist für jede Abteilung einfacher zu organisieren.
Wenn man von der traditionellen Weihnachtsfeier absieht, gibt es noch zahlreiche weitere Möglichkeiten, das Fest zu einem unvergesslichen Ereignis zu machen. Überlegen Sie, was zu Ihrem Team passen würde. Mit einem kleinen und jungen Team könnte man in die Kletterhalle gehen. Das gegenseitige Sichern beim Klettern fördert den Teamgeist und lässt die Gruppe zusammenwachsen. Vielleicht bietet sich aber auch eine Weinverkostung an, bei der Geschmacks- und Geruchssinn angeregt werden. Auch eine traditionelle Weihnachtsfeier lässt sich zu einem ganz besonderen Event machen, indem man eine Band oder andere Künstler engagiert, die mit den Gästen interagieren.
Legen Sie zunächst ein Budget fest, das Sie ausgeben möchten. Dazu sollten Sie berücksichtigen, welche Kosten anfallen. Das können sein:
Überlegen Sie sich, wann Sie die Weihnachtsfeier durchführen wollen. Legen Sie den Termin möglichst früh fest, damit sich alle Eingeladenen den Tag freihalten können, da besonders im Advent immer viele Termine anstehen.
Tipp: Vermeiden Sie möglichst die Weihnachtsferien, da hier Angestellte mit Familie gerne den Zeitpunkt nutzen, um in den Urlaub zu fahren oder Verwandte zu besuchen.
Abhängig von der geplanten Aktivität müssen Sie nun einen geeigneten Ort zur Umsetzung finden. Auch hier gilt wieder: Beginnen Sie früh genug mit der Suche, denn auch viele andere Unternehmen suchen nach einem Ort für ihre Weihnachtsfeier. Je nachdem, für welchen Ort Sie sich entschieden haben, ist nun, neben der Teilnehmerzahl, vor allem Ihr Budget entscheidend. Allerdings sollten Sie neben der Raumgröße und Ausstattung auch die Verkehrsanbindung oder die Gestaltungsmöglichkeiten berücksichtigen. Der schönste Saal bringt Ihnen nichts, wenn Sie Ihr Programm nicht umsetzen können.
Grundsätzlich haben Sie erst einmal zwei Optionen:
Der große Vorteil am Firmengelände ist natürlich, dass Sie Kosten sparen,da Sie keine Räumlichkeiten mieten müssen. Sie müssen sich überlegen, ob Sie einen Konferenzraum umgestalten wollen oder die Weihnachtsfeier im Innenhof, einer Halle oder der Dachterrasse stattfinden lassen. Für Speisen und Getränke kann hier ein Cateringservice sorgen.
Tipp: Vergessen Sie im eigenen Betrieb auch die Weihnachtsdeko nicht. Tannenzweige auf den Tischen, eine weihnachtliche Tischdecke, Kerzen und weitere Dekoration lassen die Location gleich stimmungsvoller wirken.
Der Vorteil, die Weihnachtsfeier außer Haus zu feiern, bietet natürlich den großen Vorteil, dass in vielen Festsälen fast alles im Service integriert ist. Zudem sind die Räumlichkeiten speziell dafür ausgelegt, so dass man sich aufwändiges Umräumen erspart. Allerdings fallen hier Mehrkosten durch die Miete an, was ein entscheidender Faktor für die Wahl sein kann. Außerdem müssen Sie, wie auch bei der Weihnachtsfeier im Restaurant, unbedingt auf eine frühzeitige Reservierung achten!
Das wahrscheinlich größte Highlight auf der Weihnachtsfeier ist wohl das Festmahl. Ob Menü oder Buffet hängt von Ihren Vorlieben, aber auch von der Anzahl der Gäste und den Eigenschaften der Räumlichkeiten ab. Achten Sie darauf, dass Sie auch auf Vegetarier, Veganer oder Allergiker Rücksicht nehmen. Um vorbereitet zu sein, können Sie bereits frühzeitig eine Rundmail an die Angestellten schicken, um Sonderfälle zu erfragen. Sorgen Sie zudem dafür, dass genügend Getränke besorgt werden.
Bei sehr vielen Gästen bietet sich ein Menü an, um ein Gedränge, besonders bei Eröffnung, zu vermeiden. Das gemeinsame Essen läuft so deutlich organisierter ab. Achten Sie bei der Auswahl des Menüs darauf, dass Sie auch für Vegetarier, Veganer oder Allergiker sorgen. Sie müssen auch Ihre Gäste über die Menüsauswahl informieren. Daher benötigen Sie Speisekarten, die Sie auf den Tischen verteilen. Besonders passend für Weihnachten eignen sich gravierte Speisekarten aus Holz. Das verleiht der Tafel nicht nur ein besonders natürliches Bild, sondern sticht als ungewöhnliches Element besonders heraus.
Der Vorteil vom Büffet ist, dass es eine große Auswahl an Speisen gibt, die sich jeder Gast frei zusammenstellen kann. So findet jeder die richtige Zusammenstellung für seinen Geschmack. Auch hier sollte darauf geachtet werden, dass Vegetarier, Veganer und Allergiker mitversorgt sind. Zudem sollten die Speisen mit Schildern gekennzeichnet werden.
Tipp: Lassen Sie sich doch Schilder aus Holz mit den Beschriftungen Vegetarisch, Vegan etc. anfertigen. Diese sind nachhaltig und können jedes Jahr wiederverwendet werden.
Jetzt, wo die wichtigsten Punkte festgelegt sind, können Sie sich an die Einladung der Mitarbeiter begeben. Das können Sie per Rundmail oder auf dem manuellen Weg per Brief machen. Hierzu können Sie auch den Service Ihrer örtlichen Werbeagentur nutzen, um sich eine individuelle Einladungskarte designen zu lassen.
Achten Sie darauf, dass Sie Datum, Uhrzeit und Adresse korrekt angeben und vermerken Sie, dass auch die Familien eingeladen sind, wenn dies der Fall ist. Sollten Sie von der traditionellen Feier abweichen, geben Sie auch Dinge wie besondere Bekleidung, Sportausrüstung etc. an.
Ebenso kann nun, wo alle wichtigen Parameter gesetzt sind, die Programmplanung beginnen. Dabei sollten Sie folgende Punkte klären:
Setzen Sie sich die Uhrzeiten so, dass Sie bei Verzögerungen noch Spielraum zwischen den Programmpunkten haben und während der Veranstaltung nicht in Hektik verfallen.
Sollten Sie eine bestimmte Sitzordnung planen, lohnt es sich, personalisierte Tischkarten erstellen zu lassen. So findet jeder Gast zu seinem Platz. Ein Vorteil dabei: Sie können kleine Gastgeschenke bereits vor Beginn der Feier platzieren und ersparen sich unnötige Hektik während des Events.
Wie es die Tradition so will, gehören auch Geschenke zu Weihnachten. Am Ende des Jahres haben Sie die Möglichkeit, allen Angestellten, aber auch Geschäftspartnern oder wichtigen Kunden “Danke” zu sagen und mit einem kleinen Geschenk Ihre Wertschätzung für den Einsatz zu zeigen. Hier können Sie zum Beispiel den Service von Werbeagenturen oder speziellen Shops für personalisierte Produkte nutzen, um Brotdosen, Schneidebrett, Geschenkboxen usw. Mit Ihren persönlichen Weihnachtsgrüßen und Ihrem Firmenlogo personalisieren.
Was wäre eine Weihnachtsfeier ohne die Gestaltung? Sprechen Sie zunächst mit Ihrem Veranstaltungsortbetreiber ab, wer welche Dekorationen übernimmt. Vielleicht ist am Veranstaltungsort sogar bereits eine Weihnachtsdekoration vorhanden, sodass Sie sich diese Arbeit sparen können oder nur noch Details anbringen. Eine Idee dazu wäre, Weihnachten und Corporate Design zu einem individuellen Weihnachtsstil zu mischen.
Die Tischdeko soll letztendlich die Weihnachtserfahrung vervollständigen. Hierzu eignen sich Tischdecken, Gestecke, Vasen mit Blumen, personalisierte Tischkarten oder kleine Holzdekorationen, die vielleicht sogar mit dem Firmenlogo personalisiert sind. Zudem kann eine stimmungsvolle Beleuchtung das I-Tüpfelchen sein.
Wenn Sie alle Schritte durchgegangen sind, sollten Sie alle Vorbereitungen getroffen haben, um eine gelungene Weihnachtsfeier zu veranstalten. Zusammengefasst lässt sich folgendes festhalten:
Kümmern Sie sich zunächst darum, die Anzahl der Gäste und schauen Sie nach möglichen Aktivitäten. Legen Sie dann das Budget fest und schauen, was sich damit umsetzen lässt. Legen Sie ein Datum fest und buchen alles nötige, damit es nicht zu unangenehmen Überraschungen kommt. Als letztes können Sie sich dann um Deko, Ablauf etc. kümmern.
In Teil 2 dieses Beitrags geht es dann um die Durchführung und die Nachbearbeitung der Weihnachtsfeier.
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