Die Weihnachtsfeier durchführen

In Teil 1 dieser Beitragsserie wurde bereits die Planung der Weihnachtsfeier erklärt. Nun, da der aufwändigste Teil hinter Ihnen liegt, geht es an die Durchführung.

Vor Beginn

Sie sollten vorab noch einmal testen, ob die Technik funktionsfähig ist und alles richtig aufgebaut wurde. Es wäre ärgerlich, wenn man seine Rede beginnen möchte und der Beamer nicht an geht oder etwas Wichtiges fehlt. Vor der Veranstaltung haben Sie noch Zeit, defekte Geräte auszutauschen. Während des Events bedeutet das zusätzlichen Stress. Empfangen Sie zudem eingeladenen Künstler und Fotografen und sprechen Sie mit dem Eventpersonal noch einmal den Ablauf durch. Sollten Sie eine Sitzordnung vorgesehen haben, prüfen Sie auch noch einmal, ob alle Tischkarten und ggf. Weihnachtsgeschenke an ihrem Ort liegen.
Tipp: Als elegante Variante kann man auch personalisierte Serviettenringe benutzen. So hat man Tischkarten und Serviettenringe kombiniert und spart Platz auf den Tischen.

Begrüßung

Starten Sie die Feier mit einer herzlichen Begrüßung. Nutzen Sie die Gelegenheit, um Dank an die Mitarbeiter auszusprechen und die Erfolge des Jahres zu würdigen. Im Anschluss bietet es sich an, das Buffet bzw. die Festtafel zu eröffnen.

Kontakt zu Gästen

Eine Weihnachtsfeier ist eine gute Gelegenheit, seine Angestellten besser kennenzulernen. Außerhalb des Arbeitsalltags bietet sich die Gelegenheit, ungezwungener mit den Kollegen reden zu können. Es ist ungemein wertvoll, die Menschen kennenzulernen, mit denen man jeden Tag Zeit verbringt. Suchen Sie also während der Feier den Kontakt und halten Sie etwas Small Talk.

Austausch mit Eventpersonal

Vergessen Sie nicht, sich auch um das Eventpersonal zu sorgen. Auch wenn alles wie geplant verläuft, macht es einen guten Eindruck, wenn Sie, hin und wieder, nach dem Wohl des Personals fragen. Zudem sollten Sie bei Rückfragen für das Orgateam präsent sein. Sie können sich auch mit dem Eventfotografen vor den Programmpunkten absprechen, damit er zu den richtigen Momenten bereit ist, die wichtigsten Momente festzuhalten.

Unerwartete Ereignisse

Sollte es im Worst Case dazu kommen, dass das Programm, durch Unwetter, Ausfall der Band oder Ähnliches, nicht wie geplant stattfinden kann, müssen Sie improvisieren. Hierzu können Sie sich auch in der Planung schon einen Plan B für den ein oder anderen Zwischenfall überlegen. Als Bandersatz kann zum Beispiel eine zusammengestellte Playlist herhalten oder man animiert die Gäste bei Stromausfall zum Singen. Bei unvorhersehbaren Problemen kann man natürlich auch mit den Gästen gemeinsam nach Lösungen suchen. Weihnachten ist ja schließlich ein Fest, das auch den Zusammenhalt stärken soll.
Andererseits gibt es auch immer wieder positive unerwartete Ereignisse.

Abschluss der Feier

Bei der guten Durchführung der Weihnachtsfeier ist ein guter Abschluss ebenso wichtig, wie die Feier selbst. Ihre Gäste sollen die Feier schließlich gut in Erinnerung behalten. Daher sorgen Sie bei Bedarf dafür, dass Ihre Gäste gut nach Hause kommen und organisieren Sie, wenn nötig, Taxis oder andere Mitfahrgelegenheiten.

Fazit:

Bei aller Organisation sollten Sie jedoch nicht vergessen, dass auch Sie als Gastgeber Spaß haben sollten. Mischen Sie sich also unter die Leute und genießen Sie die Feier.

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